“Virtueel assistent” is een redelijk nieuw begrip in Nederland. Om deze reden kunnen we ons voorstellen dat er verschillende vragen bij je opkomen als je deze term hoort, bijvoorbeeld:

• Wat is een virtueel assistent?
• Hoe kan een virtueel assistent mij helpen?
• Wat kost een virtueel assistent?

Op deze pagina vind je antwoord op veel van deze vragen en handige informatie over virtueel assistenten (ook wel virtual assistants of VA’s genoemd).

Een virtueel assistent is een professional op afstand die bepaalde taken van jou als (kleine) ondernemer uit handen neemt zodat jij je kan richten op de corebusiness binnen jouw bedrijf. Zoals bijvoorbeeld het groeien als onderneming of de perfecte balans vinden tussen werk en privé zijn redenen om een virtueel assistent te overwegen. Waar er vroeger nog personal assistents en secretaresses waren, is het gebruik van een virtueel assistent in de moderne tijd een stuk slimmer en flexibeler. In hoeverre móet een medewerker nog altijd aanwezig zijn om jou te kunnen ondersteunen met administratieve klussen, afspraken in te plannen, jou bij te kunnen praten over de voortgang van de to-do-list of zelfs om de telefoon aan te nemen? Anno nu kunnen vrijwel al deze werkzaamheden online uitgevoerd worden en daar speelt het hebben van een virtueel assistent precies op in. Door middel van digitale services zoals de Cloud kunnen gegevens gedeeld worden en contact kan je altijd en overal hebben met programma’s zoals Skype. Een virtuele assisent werkt immers op afstand wat vele voordelen opbrengt voor beide partijen. Het hebben van een virtueel assistent geeft rust in jouw agenda en laat jou focussen op de echt belangrijke zaken. Schroom niet om contact op te nemen en zie wat een virtueel assistent voor jou kan doen.

Waarom een virtueel assistent van VirtualStaff?

VirtualStaff is een platform met het doel ondernemers te verlichten in hun werkzaamheden. Denk hierbij aan het uit handen nemen van taken zodat jij als ondernemer meer tijd over houdt voor de corebusiness. Wij bieden bedrijven en ondernemers Nederlandse virtueel assistenten die wij zorgvuldig selecteren en die persoonlijk voor deze bedrijven en ondernemers aan het werk gaan. In onze virtueel assistent pool vindt je meer dan 50 krachtige professionals die flexibel zijn, veel ervaring hebben en zelfstandig inzetbaar zijn. Als specialist is VirtualStaff thuis in de virtueel assistent markt, kennen we de spelers en weten we precies hoe je de juiste virtueel assistent aan je bindt.

VirtualStaff is een onderneming van TalentPool B.V.. TalentPool B.V. is gespecialiseerd in recruitment en bemiddeling. VirtualStaff heeft daarom eersteklas virtueel assistenten in dienst en weet de beste koppelingen te maken met ondernemers zoals jij. Er zit dus altijd wel iemand bij die jouw wensen kan vervullen!

Volgens Baaz.nl zijn vooruit kijken en effectief werken twee van de zeven stappen om je onderneming te laten groeien. Een virtueel assistent helpt je hiermee. Je focust je op belangrijke taken waardoor je effectiever te werk gaat. Hierdoor hou je tijd over om vooruit te kijken. Maak plannen voor de toekomst en blijf niet hangen in je huidige ritme.

Hoe ga ik aan de slag met een VA?

Wanneer je direct aan de slag wilt met een VA, is het mogelijk om meteen een bestelling te plaatsen via deze pagina. Zodra je overweegt om met een virtueel assistent te werken, maar je hebt nog vragen of wilt advies verkrijgen, kan er een vrijblijvend intake gesprek plaatsvinden. Als je dit formulier invult, nemen we ze snel mogelijk contact met je op. We bespreken dan jouw situatie en de best daarbij passende mogelijkheden. Ook nemen we hierbij door welke taken jij als ondernemer graag uit handen zou willen geven, wat jouw wensen zijn en welke online tools je gebruikt.

Door middel van jouw input maken wij een match en voorstel op maat. Zodra alles helder is sluiten wij een passende virtueel assistent uit onze pool op jouw opdrachten aan. Onze virtueel assistenten hebben ieder hun eigen capaciteiten waar zij in uitblinken en zo gaan wij op zoek naar de efficiëntste match.

Het is belangrijk goed te weten hoe de werkzaamheden verricht gaan worden. Wij maken in samenwerking met jou en de virtueel assistent een plan met afspraken omtrent de werkwijze. Wat zijn de precieze opdrachten? Hoeveel uren verwacht je dat de virtueel assistent bezig is met de taken? Hoe gaat de communicatie verlopen? Van welke online tools maak je gebruik? Allerlei zaken die belangrijk zijn voor een gestroomlijnde samenwerking worden goed afgestemd en in dit plan opgenomen, zo weet elke partij waar zij aan toe is. Zowel jij als jouw virtueel assistent zet hier een handtekening onder.

Na de kennismaking en opstartsessie gaat de virtueel assistent voor jou aan de slag. Meestal werkt jouw virtueel assistent vanuit huis en heeft de mogelijkheid om zo flexibel als hij wilt te werken, dus ook buiten kantoortijden. De virtueel assistent houdt zelf zijn uren bij door middel van speciale software, wij controleren dit. Wanneer je gebruik maakt van een projectmanagementsysteem of dergelijke software is het uiteraard mogelijk dat jouw virtueel assistent hierop aansluit. Hoe je de communicatie met jouw virtueel assistent wilt laten verlopen is aan jou, je kan met je assistent communiceren via e-mail, WhatsApp, bellen of zelfs videobellen via Skype. De virtueel assistent is voor jou in dienst dus jij bepaalt hoe de communicatie verloopt.

Zodra je je uren van de maand hebt verbruikt, geeft je virtueel assistent dat aan. Wanneer je extra hulp zou willen, is dit uiteraard mogelijk tegen de uurprijs van je abonnement. Heb je structureel werk uit te besteden? Dan is het misschien slim om je abonnement op te schroeven. Des te groter je pakket, des te goedkoper meerwerk wordt. Je werkt dan altijd nog met dezelfde virtueel assistent en we regelen uiteraard vervanging indien nodig.

Voordelen die een virtueel assistent opleveren

Er zijn talloze voordelen die komen kijken bij het aannemen van een virtueel assistent. De voornaamste rede waarom het slim is om een virtueel assistent aan te nemen is dat je meer tijd over hebt voor taken die er écht toe doen zoals werkzaamheden die direct bijdragen aan de groei van je bedrijf. Ook merk je dat je een beter balans krijgt tussen werk en privé. Daarnaast komen de taken die je uit handen geeft ook daadwerkelijk terecht bij professionele vakspecialisten die alles snel en efficiënt kunnen verwerken. Werken met een virtueel assistent op afstand is flexibel voor zowel jou als ondernemer als voor de virtueel assistent aangezien er geen 9 to 5 mentaliteit hoeft te zijn en er ook geen kantoorruimte afgehuurd hoeft te worden want de assistent kan overal waar stroom en internet is zijn werk verrichten. Zo heeft de virtueel assistent alle vrijheid om zijn uren in te delen en komt het ook vaak voor dat hij buiten normale kantooruren werk verricht. Flexibeler kan het niet!

Omdat er geen vaste werkplek is voor de virtueel assistent zijn er ook geen reiskosten die gemaakt kunnen worden, overal waar een laptop aangesloten kan worden, kan worden gewerkt. Zo hoeft er ook geen dure kantoorruimte ingericht te worden, de virtueel assistent heeft zijn eigen benodigdheden waar hij het werk mee kan verrichten.
Een ander voordeel aan het aannemen van een virtueel assistent is dat er geen hoge (loon)kosten zoals bij het aannemen van een vaste medewerker zullen zijn. Bij VirtualStaff betaal je een vast bedrag per uur of per week voor een vast aantal uren werk die de virtueel assistent zal verrichten.

Door de verschillende opdrachten die een virtueel assistent krijgt, is hij gewend snel te kunnen schakelen. Een virtueel assistent is daarom ook zeer geschikt voor brainstormsessies en kan jou als ondernemer ook helpen met bepaalde inzichten en sparsessies. Daarnaast heeft een virtueel assistent vaak een groot netwerk waar jij ook veel aan kan hebben.

Een virtueel assistent werkt op zijn eigen tijd, waardoor hij of veel productiever is dan een vaste medewerker. Daarnaast is de virtueel assistent gedreven om jou als klant te behouden en zal dit resulteren in optimale inzet.

Wat doet een virtueel assistent allemaal? En waar kan ik mijn virtueel assistent voor inzetten?

Het takenpakket van een virtueel assistent kan beperkt zijn tot een aantal specifieke vaste taken maar kan ook uiteenlopende werkzaamheden bevatten. Jij beslist wat de opdrachten voor jouw virtueel assistent worden en hoeveel werk je dus uit handen geeft. Het is mogelijk om een aantal vaste taken zoals e-mailbeheer en agendaplanning op te dragen en daarnaast dynamische werkzaamheden uit te besteden. Een virtueel assistent is gewend om snel te schakelen dus kan ook goed omgaan met verschillende soorten opdrachten. Een kleine greep van werkzaamheden die een virtueel assistent kan verrichten zijn administratieve taken overnemen, zich richten op marketing en social media, teksten schrijven die zoekmachine gerelateerd zijn en projectmanagement leiden. De virtueel assistent van VirtualStaff beschikken allemaal over een basiskennis met ieder zijn eigen specialiteiten. Hierbij kan je denken aan software knowledge van bijvoorbeeld Adobe Photoshop, InDesign, en Illustrator maar ook aan bepaalde eigenschappen zoals goed met woorden op schrijfgebied of overtuigend als prater. Dit is weer bevorderlijk voor opdrachten waar veel tekst voor moet worden geschreven of het sourcen van leads. Daarnaast kan een virtueel assistent ook jou als ondernemer of jouw bedrijf helpen op het gebied van ondersteuning omtrent beslissingen en staat de virtueel assistent vaak open voor een sparsessie. VirtualStaff biedt professionele virtueel assistenten aan met de volgende capaciteiten:

Teksten schrijven
Website bijhouden
Agenda- en e-mailbeheer
Leadgeneratie
Leads opvolgen
Facturatie
Beheer van social media
Online marketing
Klantenservice
Zoekmachineoptimalisatie
Activiteiten regelen
Vertalen
Administratie
Grafisch design
Projectmanagement
Public relations
Backoffice
En nog veel meer…

Jij geeft aan welke taken jouw virtueel assistent uit moet voeren en wij selecteren een virtueel assistent op maat.
Je kunt meer uitbesteden dan je denkt! Maak een goed gebruik van je virtueel assistent. Blijf tijd investeren in de communicatie en houdt hem op de hoogte van zaken rond je bedrijf indien nodig. Dit maakt het werk voor een virtueel assistent ook leuker en de persoonlijke betrokkenheid groter.

Wat kan jij doen als VA?

Virtueel assistent worden klinkt heel verleidelijk aangezien je flexibel je uren in kan delen en het werk overal waar internet is kan verrichten. Echter zijn er wel bepaalde zaken waar je in moet investeren en rekening mee moet houden. Het is noodzakelijk dat je digitaal en/of online kan werken, oftewel virtueel werken. Daarbij komt kijken dat je sowieso voorzien moet zijn van goede internetverbinding. Dit kan thuis zijn, in een afgehuurde kantoorruimte of bijvoorbeeld in een koffietentje.

Er is geen kantoorruimte beschikbaar dus die moet jij voor jezelf creëren. Zorg voor een goede en fijne werkplek. Daarom is het misschien handig om te investeren in een goed bureau en bureaustoel, een overzichtelijke opbergruimte voor eventuele administratieve zaken en natuurlijk een inspirerende maar ook rustgevende sfeer. Een goede werkplek is een pré aangezien je als virtueel assistent vele uren doorbrengt achter je laptop of PC.

Ook is het belangrijk om over goede apparatuur te beschikken en je zo goede ondersteuning kunt bieden en zo efficiënt mogelijk te werk te kunnen gaan. Zorg dus voor een goede laptop of PC, een laptop is dé uitkomst als je ook van plan bent om buitenshuis te werken. Daarnaast kan je ook overwegen om te investeren in een multifunctionele printer, dit is geen pré maar kan als zeer handig worden ervaren bij bepaalde opdrachten waarbij je bijvoorbeeld documenten in moet scannen of printen. De meeste laptops hebben een ingebouwde webcam en die kan heel handig zijn voor vergaderingen en Skype-calls. En natuurlijk is het hebben van een goede externe harde schijf ook slim, wanneer je back-ups maakt kan er nog weinig fout gaan!

En niet te vergeten zijn de onmisbare software en programma’s die jou als virtueel assistent helpen om zo efficiënt mogelijk te werken. Het is dus erg belangrijk dat je de juiste programma’s hebt aangeschaft of op je laptop hebt staan. Het hebben van Office 365 (of een andere variant) klinkt tegenwoordig vanzelfsprekend en is dus ook een pré. Daarnaast is het ook slim om een goed antivirusprogramma op je computer te hebben staan, het is voor jezelf natuurlijk al niet fijn om een virus te hebben maar met jouw klanten en hun vertrouwelijke gegevens op jouw PC kan dit echt niet gebeuren.

Daarnaast is het slim om ook over programma’s te beschikken waarmee je ‘in de Cloud’ kunt werken. Er zijn een hele hoop programma’s waar je met teams online in kan werken, met jouw opdrachtgever bespreek je van welke diensten zij gebruik maken en of je je daarbij kan toevoegen. Voor je eigen gebruik is het ook fijn een Cloud opslag te hebben via bijvoorbeeld Dropbox of Google Drive zodat je overal, zelfs met een andere computer, in kan loggen en bij je bestanden kan.

Ben je geïnteresseerd om virtueel assistent te worden? Neem dan contact met ons op!